根據(jù)《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012），結合我校實際工作需要，特制定湖北民族大學公文版式。
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。
A4型紙張，頁邊距上3.6厘米、下3.6厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。文檔網(wǎng)格每行28個字、每頁22行。
版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
如需標注份號，用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
如需標注密級和保密期限，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。
如需標注緊急程度，用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
發(fā)文單位標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用方正小標宋簡體字，顏色為紅色。聯(lián)合行文時，應當將主辦單位名稱排列在前。
由發(fā)文代字、年份和發(fā)文序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。
發(fā)文字編排在發(fā)文單位標志下空二行位置。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。信函公文的發(fā)文字號居右排列。其余公文發(fā)文字號居中排列。
聯(lián)合發(fā)文，使用主辦機關的發(fā)文字號。
由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文單位標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。
發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
用2號方正小標宋簡體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標全角冒號。如主送單位名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送單位名稱移至版記。
公文首頁必須顯示正文。用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。
文中結構層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字加粗標注。
如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
1．加蓋印章的公文。成文日期右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。
單一單位行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文單位署名，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。
聯(lián)合行文時，將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。
2．不加蓋印章的公文。單一單位行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文單位署名，在發(fā)文單位署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文單位署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文單位署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文單位署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦單位署名，其余發(fā)文單位署名依次向下編排。
3．成文日期中的數(shù)字。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
4．特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。
如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
如有報送上級部門，用4號仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“報送”二字后加全角冒號和報送部門名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個報送部門名稱后標句號。
如有抄送單位，編排方法同報送部門。既有報送部門又有抄送單位時，應將報送部門置于抄送單位之上一行，之間不加分隔線。
印發(fā)單位和印發(fā)日期用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。
版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。
用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
發(fā)文單位標志上邊緣至上頁邊為30mm，下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)單位和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。
紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm。標注出席人員名單，用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。
